Personvernerklæring fra Drammen kommunale pensjonskasse (DKP)

DKP tar personvern på alvor. Som behandlingsansvarlig er pensjonskassen ansvarlig for å behandle personopplysninger i tråd med personopplysningsloven og denne personvernerklæringen.

Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som person.

I denne personvernerklæringen gir vi deg informasjon om hvordan vi bruker og beskytter personopplysningene dine og hvilke rettigheter du har.

Hvorfor vi bruker personopplysningene dine

Personopplysninger er nødvendige for at pensjonskassen skal kunne forvalte, beregne og utbetale pensjon til deg som er medlem av pensjonskassen. Vi behandler også opplysninger for å oppfylle forpliktelser som påhviler pensjonskassen etter lovgivningen. I noen tilfeller vil vi også kunne behandle opplysninger knyttet til dine nærmeste familiemedlemmer. Dette er aktuelt i forhold til etterlatteytelser.

Hvilke personopplysninger vi har om deg

Vi innhenter personopplysninger fra disse:

Fra arbeidsgiveren din innhenter vi opplysning om navn, personnummer, adresse, lønn, stillingsstørrelse og stillingsbetegnelse. Formålet er gjennomføring av pensjonsavtalen som arbeidsgiveren din har tegnet for deg i DKP.

Fra Nav innhenter vi folketrygdopplysninger, for å beregne tjenestepensjonen din i DKP og for å simulere forventet pensjonsutbetaling, hvis du ber oss om det.

Fra andre pensjonsleverandører innhenter vi opplysninger om pensjonsrettigheter som du har opptjent hos disse, for å medregne total medlemstid i alle offentlige pensjonsordninger.

Fra fastlege, sykehus mv. innhenter vi i noen tilfeller helseopplysninger etter skriftlig samtykke fra deg, for å vurdere søknad om uførepensjon. Vi innhenter samtykke i tråd med personopplysningsloven.

Fra Skatteetaten innhenter vi skatteopplysninger, for å foreta korrekt skattetrekk. Vi innhenter også inntektsopplysninger, for å foreta etteroppgjør.

Fra Folkeregisteret innhenter vi adresseopplysninger. Formålet er ájourhold av kontaktopplysninger.

Pensjonskassen bruker ikke personopplysninger til markedsføring eller profilering.

Hvordan vi deler personopplysningene dine

DKP utveksler personopplysninger med andre offentlige tjenestepensjonsordninger som du har medlemskap i. Vi overfører også personopplysninger til Nav. Personopplysningene utveksles for å kunne foreta samordning og refusjon av pensjoner etter samordningsloven og overføringsavtalen.

Pensjonskassen har taushetsplikt om personopplysningene dine. Taushetsplikten innebærer at opplysninger ikke kan utleveres til andre, med mindre du samtykker til det eller lovhjemmel opphever taushetsplikten.

Hvor lenge vi lagrer opplysningene dine

Vi lagrer personopplysningene dine så lenge det er nødvendig for å oppfylle forpliktelsene våre overfor deg som medlem, og for å foreta korrekt pensjonsbehandling.

Rettighetene dine

Innsyn

Du har rett til å få informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler og hvordan vi behandler dem.

Retting eller sletting

Det er viktig at opplysningene vi har om deg er riktige. Du kan kreve at personopplysninger om deg som er feil eller ufullstendige blir rettet, og at opplysninger om deg som pensjonskassen ikke har adgang til å behandle, blir slettet.

Begrensning av behandling av personopplysninger

Du har rett til å kreve at pensjonskassen begrenser eller stopper behandling av personopplysningene dine. Vi minner imidlertid om at vi er avhengig av å bruke personopplysningene dine for å kunne oppfylle forpliktelsene våre.

Innsigelsesrett

Du har rett til å protestere mot bruk av personopplysningene dine hvis denne bruken ikke ivaretar dine interesser.

Samtykke

Ved innhenting av sensitive personopplysninger (f.eks. helseopplysninger), vil vi alltid be om samtykke fra deg. Du kan i ettertid trekke tilbake samtykket du har gitt.

Sikkerhet

Pensjonskassen beskytter personopplysningene dine mot uautorisert tilgang, bruk eller endringer og ulovlig sletting. Pensjonskassen foretar ingen avgjørelser som utelukkende baseres på maskinell behandling.

Tidsfrister

Krav og forespørsler som gjelder personopplysninger besvares av DKP innen 3 uker.

Klagerett

Du har klagerett til Datatilsynet for all vår behandling av personopplysningene dine.

Vi anmoder om at du først tar kontakt med oss, slik at vi kan vurdere dine innsigelser og oppklare eventuelle misforståelser.

Du kan også klage direkte til Datatilsynet: www.datatilsynet.no. 

 

Informasjon om vår behandling av personopplysninger  

Vi i DKP behandler personopplysninger om deg i forbindelse med at vi forvalter tjenestepensjonsordningen og/eller forsikringen som du er medlem av. Behandlingsansvarlig er administrerende direktør. Se kontaktinformasjon nederst på denne siden under «Lurer du på noe?» 
 
Eventuell forsikringsutbetaling vil kunne avhenge av at du gir fullmakter for innhenting av ytterligere informasjon. Siden den kollektive pensjonsordningen er samordningspliktig, vil personopplysninger bli utvekslet med NAV og andre pensjonsleverandører av offentlige tjenestepensjoner, uten særskilt samtykke. 
 
Registrering av fødselsnummer er nødvendig for sikker identifikasjon, for å sjekke offentlige registre, og for å ivareta korrekt rapportering til offentlige myndigheter. 

Personopplysningsloven med forskrifter regulerer Drammen kommunale pensjonskasse (senere Pensjonskassen) adgang til å behandle personopplysninger. På denne bakgrunn har Pensjonskassen utarbeidet utfyllende personvernregler.  

Våre personvernregler er som følger:  

1  Regler om Pensjonskassens behandling av personopplysninger ved pensjon og forsikring  

1.1 Rettslig grunnlag 

Med personopplysninger forstås opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som person. Dersom ikke annet hjemmelsgrunnlag foreligger, vil Pensjonskassens behandling basere seg på frivillig, uttrykkelig og informert samtykke fra deg. Samtykke er imidlertid ikke nødvendig for personopplysninger som registreres og brukes for å gjennomføre en forsikringsavtale som er inngått mellom Pensjonskassens og forsikringstaker/arbeidsgiver. 

1.2 Behandlingens formål 

Formålet med Pensjonskassens behandling av personopplysninger er i første rekke administrasjon av forsikringsavtaler, fakturering av slike, beregne riktige pensjonsytelser, foreta korrekte oppgjør og gjennomføre forsikringsavtaler som er inngått med arbeidsgivere.  

Pensjonskassen vil kun behandle personopplysninger i den grad lovgivningen påbyr eller gir adgang til det eller du har samtykket til slik behandling.  

Utover dette behandles personopplysninger bl.a. til følgende formål: Forebygging og avdekking av straffbare handlinger  

1.3 Personopplysninger som innhentes av Pensjonskassen  

Personopplysninger som registreres hos Pensjonskassen vil vi i hovedsak motta direkte fra arbeidsgiver og medlemmet selv. Dersom det samles inn opplysninger om deg fra tredjepersoner (for eksempel fra andre pensjonsforetak og NAV) vil du bli varslet, med mindre innsamlingen er lovbestemt, varsling er umulig eller uforholdsmessig vanskelig eller det er på det rene at du allerede kjenner til den informasjon varselet skal inneholde. Innhenting av helseopplysninger skjer alltid med den enkeltes samtykke.  

1.4 Personopplysninger som registreres av Pensjonskassen  

Pensjonskassen vil ved avtaleinngåelsen og under det løpende avtaleforholdet registrere og behandle opplysninger om kunden og personer som har tilknytning til avtaleforholdet. 

1.5 Utlevering 

Registrerte personopplysninger vil bli utlevert til offentlige myndigheter og andre utenforstående når dette følger av lovbestemt opplysningsplikt eller opplysningsrett. Dersom lovgivningen tillater det og Pensjonskassens taushetsplikt ikke er til hinder, vil personopplysninger også kunne bli utlevert til andre finansforetak samt samarbeidspartnere for bruk innenfor de formål som er angitt for behandlingen. 
Pensjonskassen vil også utlevere personopplysninger til annet foretak i konsernet, dersom utlevering er nødvendig for å tilfredsstille konsernets styrings-, kontroll- og/eller rapporteringskrav fastsatt i lov, eller i medhold av lov. Det forutsettes at behandlingen av personopplysningene er underlagt taushetsplikt i det foretaket opplysningene utleveres til.  

I tillegg kan vi utlevere personopplysninger i behandlingen av skadesaker, til leger og granskningsfirmaer for å vurdere nærmere de helsemessige konsekvensene av ulykke. Vi innhenter også bistand fra eksterne advokater i enkelte saker. Disse vil være å regne som selvstendige behandlingsansvarlige.  

1.6 Forebygging og avdekking av straffbare handlinger  

Pensjonskassen vil behandle personopplysninger med formål å forebygge, avdekke, oppklare og håndtere bedragerier og andre straffbare handlinger. Opplysningene vil bli innhentet fra og utlevert til finansforetak.  

1.7 Hvor lenge lagrer vi personopplysningene?  

Pensjonskassen vil slette eller anonymisere registrerte personopplysninger når formålet med den enkelte behandlingen er oppfylt, med mindre opplysningene skal eller kan oppbevares utover dette som følge av lovgivningen.  

2 Medlemsundersøkelser 

Vi gjennomfører medlemsundersøkelser med jevne mellomrom, fordi Pensjonskassen har interesse i å få tilbakemeldinger direkte fra medlemmene i pensjonsordningen vi forvalter. Det vil gi oss tilstrekkelig kunnskap om medlemmenes behov og preferanser. Vi er avtalemessig forpliktet overfor medlemmenes arbeidsgivere eller tidligere arbeidsgivere, til å yte pensjonstjenester overfor det enkelte medlem. 

Vi bruker resultatene i medlemsundersøkelsene til å forbedre tjenestene vi leverer til medlemmene. 

Hvis du ikke vil dele denne typen opplysninger med oss, lar du bare være å svare på undersøkelse vi sender deg.  

Undersøkelsene er som hovedregel anonyme, og det vil ikke være mulig å identifisere hvem som har svart på en undersøkelse. I enkelte tilfeller er undersøkelsene ikke anonyme, men da vil du få eksplisitt informasjon om det.  

I noen undersøkelser oppfordrer vi til å gi oss tilbakemeldinger i fritekst. Vi setter stor pris på slike tilbakemeldinger, de gir oss nyttig informasjon. Vi understreker samtidig at du i disse fritekst-tilbakemeldingene ikke bør skrive noe som kan bidra til å identifisere deg som person, slik som navn, adresse, e-post, eller telefonnummer.  

3 Felles behandlingsregler for våre tjenesteområder – dine rettigheter  

Du som registrert har rettigheter i henhold til personvernreglementet. Oppsummert er disse rettighetene:  

  • Du har rett til innsyn i personopplysningene vi behandler om deg. 
  • Du kan be oss rette opplysninger som deg som er feilaktige eller misvisende, og du kan også komme med supplerende informasjon. 
  • I gitte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg selv. 
  • Dersom vi behandler opplysninger om deg på bakgrunn av en berettiget interesseavveining, har du rett til å protestere på vår behandling. 
  • Du kan få informasjon om hvordan en automatisert beslutning ble gjort, konsekvensen av den, gi uttrykk for dine synspunkter, bestride beslutningen og be om manuell gjennomgang av beslutningen dersom vi har gjort en automatisert beslutningsprosess om deg. Vi gjennomfører kun automatiserte beslutningsprosesser om deg ved vurdering av din søknad om boliglån. 
  • I noen situasjoner kan du be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg. 
  • Du kan når som helst trekke tilbake et tidligere gitt samtykke. Dette vil ikke påvirke lovligheten av en behandling basert på et samtykke før samtykket trekkes tilbake. 
  • Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysninger om deg til deg eller til annen behandlingsansvarlig. 
  • Dersom du mener at vi ikke behandler dine personopplysninger i tråd med gjeldende personvernreglement, har du rett til å klage til Datatilsynet.  

Lurer du på noe?   

Vi har utnevnt et eget personvernombud. Ombudet vårt heter og kan kontaktes på e-post: oyvind.muller.famestad@dkp.no eller ved å sende brev til: 

Drammen kommunale pensjonskasse  v/Personvernombudet  

Postboks 26 Bragernes, 3001 Drammen

For å utøve dine rettigheter i henhold til personvernreglementet, kan du henvende deg følgende steder:  

  • Sende e-post på henholdsvis post@dkp.no  
  • Kontakte oss på telefon (+47) 32 04 42 00

Du kan alltid også sende henvendelse direkte til personvernombudet.  

Du har krav på svar uten ugrunnet opphold, og senest innen én måned. Som hovedregel er det gratis å benytte seg av rettighetene dine etter personvernreglementet. Vi forbeholder oss allikevel rett til å ta et rimelig administrasjonsgebyr, f.eks. dersom du ber om mer enn én kopi eller dersom krav om innsyn er grunnløse eller overdrevne.